Um meio poderoso para transformar a sociedade

Optar pela realização de eventos sustentáveis traduz-se num impacto positivo para a imagem e reputação das marcas e empresas envolvidas. Mas também para os consumidores actuais, cada vez mais exigentes, e para a valorização, incluindo económica, dos recursos naturais. O BCSD Portugal lançou o “Guia para Eventos Sustentáveis” que, a partir de orientações e casos práticos, demonstra como, antes de mais, é preciso um compromisso com a sustentabilidade, “em toda a cadeia de valor e transversal a toda a equipa”, como explica em entrevista Fernanda Pargana
POR GABRIELA COSTA

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O “Guia para Eventos Sustentáveis” é uma publicação do BCSD Portugal – Conselho Empresarial para o Desenvolvimento Sustentável, com cerca de 60 páginas, lançada a 13 de Maio, e que está disponível gratuitamente para download.

Dedicada a organizadores, promotores e patrocinadores de eventos de diferentes tipologias, como desportivos, musicais, culturais, reuniões, congressos, festivais ou exposições, a publicação reúne um conjunto de orientações a implementar nas várias fases que integram a cadeia de valor de um evento: selecção do local, meios de transportes a utilizar na logística de mercadorias, acessibilidade ao evento, escolha de estruturas, materiais e audiovisuais, opções de catering, disponibilidade de alojamento, interacção com a comunidade local e comunicação e promoção da iniciativa junto de fornecedores e parceiros.

O objectivo é esclarecer todas as dúvidas relativas à organização e gestão de um evento sustentável, ajudando na sua implementação e evolução futura, através de exemplos e boas práticas. Para tanto, o Guia integra quatro fichas de trabalho, que servem de checklist de apoio ao organizador do evento, nas suas várias fases.

A publicação foi lançada no seminário “A Gestão de Eventos Sustentáveis”, realizado em Lisboa pelo BCSD Portugal e pela APCER, com a participação de Roberta Medina, vice presidente do Rock in Rio (único evento em Portugal, e um dos primeiros no mundo, certificado com a norma ISO 20121 – Sistemas de Gestão para a Sustentabilidade de Eventos, como explica ao VER, em Entrevista, a coordenadora para a área da sustentabilidade do festival), Pedro Norton de Matos, partner no Green Festival, Francisco Viana, director de Comunicação e Marca da CGD, João Lobo, Marketing manager na R/COM – Renascença Comunicação Multimédia, Teresa Loreto, coordenadora da área de patrocínios e eventos da EDP, Nuno Almeida, Production manager na Peri Portugal, José Leitão, CEO da APCER, André Ramos, gestor de Produto na APCER e Fernanda Pargana.

Para a secretária geral do BSCD Portugal, “a análise de sustentabilidade obriga a um conhecimento profundo e abrangente de toda a cadeia de valor e apoia as empresas na análise de riscos reputacionais”.

Em entrevista, Fernanda Pargana explica que optar por um evento sustentável “é seguir um conjunto de recomendações que facilitarão a implementação de sistemas de gestão sustentáveis”, os quais “estão alinhados com o método PDCA – Planear, Fazer, Verificar e Actuar”.

	© DR Fernanda Pargana, Secretária Geral do BCSD Portugal

O “Guia para Eventos Sustentáveis” foi construído sob a premissa de que os organizadores têm de reconhecer que todos os eventos têm impactos positivos e negativos. De que modo é que as orientações reunidas nesta publicação permitem às organizações potenciar os primeiros e minimizar os segundos?
O “Guia para Eventos Sustentáveis” é uma ferramenta muito simples, de fácil consulta, que os profissionais relacionados com os eventos podem consultar para ficar a saber o que fazer em cada situação. Com o Guia queremos mostrar que os eventos são uma oportunidade para levar a sustentabilidade mais além.

Potenciar os impactos positivos passa por optimizar os consumos de água e energia, assim como gerir os resíduos e as emissões de gases com efeito de estufa dos materiais utilizados, do seu transporte, etc.; trata-se, igualmente, de passar a considerar o que se passa antes e depois do evento, e de fazer escolhas que minimizem os seus impactos.

Entre outros, estes são os processos de grande dimensão, no que toca à organização e gestão de eventos. Mas depois há pequenas decisões que influenciam comportamentos e que marcam toda a diferença, como por exemplo apostar nos transportes públicos evitando a deslocação excessiva de automóveis, criar oportunidades de empregabilidade junto da comunidade local ou optar por catering local.

Minimizar os impactos negativos é, sobretudo, um processo gradual, que está sempre a evoluir e que passa a fazer parte da forma de estar da organização. O ideal é que, ao longo das edições, a organização defina quais as etapas a percorrer, no sentido de minimizar os impactos. Com este trabalho, edição a edição, o evento torna-se cada vez mais sustentável. O Guia está repleto de dicas e sugestões a considerar.

Todo este trabalho de optar pela realização de eventos sustentáveis traduz-se em vários argumentos, nomeadamente reduzir custos, aumentar o bem-estar dos participantes, potenciar melhor qualidade de vida e ser um exemplo de cidadania junto da comunidade local e de outros stakeholders. Estas razões têm impacto positivo na gestão de imagem, reputação e notoriedade do evento e das marcas, empresas e entidades envolvidas.

Quais são os principais passos a dar para a organização e gestão de um evento sustentável e de que modo é que as checklists de apoio às várias fases do evento, incluídas no Guia, sistematizam esses passos?
Os passos são apenas quatro. São simples de explicar, mas desafiantes quando se colocam na prática. Ainda antes do primeiro passo, há uma necessidade imperativa: é preciso que a equipa do evento esteja comprometida com a sustentabilidade. Quando o compromisso for transversal, os desafios transformam-se em oportunidades e os quatro passos são tão naturais como qualquer outra evolução.

O Guia para Eventos Sustentáveis pode ser um excelente apoio na fase de compromisso da equipa, bem como na fase de implementação dos processos. No final do Guia, as fichas de trabalho servem para acompanhar os quatro passos que tornam os eventos sustentáveis, porque são em formato de tabela, permitindo que as equipas vão preenchendo o que está feito, o que falta fazer e o que fica para a edição seguinte.

Os quatro passos para tornar os eventos sustentáveis são:

1. Identificar os principais impactos positivos e negativos resultantes da organização do evento.
2. Mapear e auscultar stakeholders para compreender as expectativas e preocupações (passo apenas aplicado a eventos de grandes dimensões ou eventos com grandes impactos sociais, económicos e/ou ambientais).
3. Definir uma política para eventos sustentáveis.
4. Adoptar uma metodologia para gerir, de forma sistemática e eficaz, os aspectos económicos, ambientais e sociais ao longo da cadeia de valor do evento.

Em que medida é que a identificação e sistematização de boas práticas a implementar nas diversas categorias que integram a cadeia de valor do evento promovem uma visão integrada da sua organização, incluindo um sistema de gestão de eventos sustentáveis, como a norma ISO 21 121?
Quando se olha para um evento, a sustentabilidade deve ser vista em toda a cadeia de valor e não como um aspecto pontual.

“Minimizar os impactos negativos é um processo que passa a fazer parte da forma de estar da organização”

Para um organizador de eventos, não é possível pensar num evento sem uma visão alargada de fornecedores e prestadores de serviços que se articulam entre si. O mesmo sucede com a sustentabilidade, que deve ser pensada a par com a visão integrada do evento.

Optar por um evento sustentável é seguir um conjunto de recomendações que existem, que estão no Guia para Eventos Sustentáveis, e que facilitarão a implementação de sistemas de gestão de eventos sustentáveis. Estes sistemas de gestão estão alinhados com o método PDCA – Planear, Fazer, Verificar e Actuar.

O Guia dirige-se a organizadores, promotores e patrocinadores de eventos de diferentes tipologias. Com que objectivo partilha o BCSD esta ferramenta prática gratuitamente, através do seu site, e que impacto está a ter o vídeo de promoção do Guia, o qual desafia as empresas e organizações a ter em conta a sustentabilidade, na hora de organizar, promover, apoiar ou patrocinar um evento?
O BCSD Portugal tem como objectivos divulgar os princípios do desenvolvimento sustentável, em particular naquelas iniciativas onde a acção das empresas pode marcar a diferença com contributos para o crescimento económico, o equilíbrio ambiental e o progresso social. O lançamento do Guia para Eventos Sustentáveis é uma acção que acompanha estes nossos objectivos, assim como acompanha a evolução que a indústria dos eventos está a ter em Portugal.

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A ferramenta é gratuita, foi lançada num evento público, está disponível no site para download e foi enviada em massa para empresas que organizam eventos, agências de publicidade, comunicação e activação de marca. Foi também enviada para as pessoas que subscrevem as notícias do BCSD Portugal, que já totalizam um número com grande dimensão.

O vídeo “Por onde começar?” está a ter um impacto muito positivo. O feedback que recebemos é muito motivador e vem comprovar que a comunicação de hoje em dia tem de ser complementada com a vertente digital. O vídeo funciona muito bem como complemento para quem já leu ou folheou o Guia, mas funciona ainda melhor para quem está indeciso entre consultar ou não o Guia.

Digamos que o vídeo está a funcionar como teaser do “Guia para Eventos Sustentáveis”, o qual resulta do Grupo de Trabalho do BCSD Portugal dedicado aos eventos sustentáveis, que se reuniu para identificar, definir, partilhar e sistematizar as boas práticas para a organização e gestão de eventos.

De que modo é que um evento sustentável cria valor para as marcas e empresas?
A análise de sustentabilidade obriga a um conhecimento mais profundo e mais abrangente de toda a cadeia de valor e abre novas oportunidades: apoia as empresas na análise de riscos e no conhecimento dos riscos reputacionais dos fornecedores. Como as questões ambientais e sociais estão a entrar cada vez mais na agenda política, as empresas com visão de sustentabilidade conseguem olhar para os indicadores que vão condicionar o futuro e actuar.

Como referi anteriormente, todas estas razões têm impacto positivo na gestão de imagem, reputação e notoriedade do evento e das marcas, empresas e entidades envolvidas.

Qual é o seu verdadeiro valor acrescentado para os consumidores actuais, cada vez mais exigentes?
Segundo um estudo realizado em 11 países pelo Forest Stewardship Council, em 2013, “80% dos consumidores, à escala global, querem que as empresas se envolvam activamente na resolução dos problemas ambientais e alterações climáticas”. Também a Nielsen realizou um estudo em 56 países, em 2012, que concluiu que “dois terços dos consumidores declararam que preferem comprar produtos e serviços de empresas sustentáveis e quase metade das pessoas que foram entrevistadas estão dispostas a pagar mais por produtos e serviços dessas empresas”.

É incontornável que o consumidor valoriza as marcas que se preocupam com os temas ambientais e sociais. E as marcas não devem esquecer que o smart buyer, ou consumidor inteligente, tem o poder de ser agente de mudança e de transformação.

Do lado dos organizadores de eventos, se queremos continuar a atrair consumidores estrangeiros para iniciativas onde as exigências são já significativas da parte dos consumidores, a sustentabilidade é um argumento muito interessante.

E para a preservação dos recursos naturais do País?
É incontornável que os recursos do Planeta são escassos e que a sua utilização tem de ser optimizada. A sustentabilidade implica pensar de forma estruturada como não comprometer a reposição dos recursos no futuro.

Este guia, assim como outras iniciativas que o BCSD tem vindo a desenvolver, têm por base esse objectivo, ou seja, planear as actividades económicas de tal forma que a defesa dos nossos recursos naturais seja um valor acrescentado às mesmas. Até porque a riqueza dos recursos naturais do País é, já hoje, uma mais-valia para várias actividades, incluindo alguns eventos que desfrutam de paisagens únicas.

Os recursos naturais são um bem com um valor económico relevante, que muitas empresas já entendem que é importante preservar. O turismo é uma das actividades económicas que entende bem esse ponto de vista.

Por onde começar

O BCSD Portugal lançou um vídeo de apoio à promoção do “Guia para Eventos Sustentáveis”, cujo mote é desafiar as empresas e organizações a ter em conta a sustentabilidade, na hora de organizar, promover, apoiar ou patrocinar um evento. © DR O desafio proposto em “Por onde começar?” é levar as empresas “a dar passos firmes rumo ao desenvolvimento sustentável”, encarando os eventos como “um meio poderoso para transformar a sociedade”. A EDP apoiou a produção e realização do filme de 1.22 minutos, que está disponível no site do BCSD Portugal, e a ser alvo de divulgação nas redes sociais.