BUSYness times

Chamam-lhe o guru da produtividade ou o mais influente pensador do mundo sobre a mesma. Autor do livro “Getting Things Done” ou da consultora baptizada com o acrónimo GTD, David Allen oferece soluções para transformar a incerteza e a sensação de sermos “esmagados pelo trabalho quotidiano” numa verdadeira máquina de produtividade livre de stress. E até já há quem tenha escrito um paper que demonstra a veracidade científica deste método inovador
POR HELENA OLIVEIRA

“A nossa produtividade é directamente proporcional à nossa capacidade para relaxar; e só quando a nossa mente está clara e os nossos pensamentos organizados é possível atingir resultados e desencadear o nosso potencial criativo”.

Quem o escreve é David Allen, considerado por muitos como “o guru da produtividade” e, por outros tantos, como “um dos mais influentes pensadores do mundo sobre produtividade”. Allen é igualmente o autor do livro “Getting Things Done” ou GTD, que acabaria por ser o nome dado ao sistema de gestão inovador que oferece soluções para transformar a incerteza e a sensação de “esmagados pelo trabalho quotidiano” numa verdadeira máquina de produtividade livre de stress. A GTD, a consultora de Allen, é o resultado de mais de 30 anos de serviços de consultoria, coaching privado e de programas organizacionais que já foram testados por milhões de pessoas em todo o mundo. E, entre os seus clientes contam-se executivos de topo de gigantes como a Microsoft, o Banco Mundial, a Marinha norte-americana, entre muitos outros. Quanto ao seu principal livro, publicado em 28 línguas, foi considerado pela revista Time como a mais importante obra sobre produtividade na era moderna.

Quando adolescente, David Allen estudou os princípios do budismo e, mais tarde, acabaria por colocar o seu curso universitário em stand-by para se dedicar a alcançar o cinturão negro em karaté. E talvez tenha sido este percurso de iluminação espiritual que o levou a construir a estrada da consultoria para o crescimento pessoal, na qual utiliza os seus livros e seminários para ensinar aos outros como é possível simplificar as estruturas de pensamento e aumentar a eficiência através de um “estado mental de água” que, na linguagem do karaté, significa “um estado mental e emocional no qual a cabeça está clara, capaz de responder e criar livremente, sem distracções ou concentrações divididas”.

Antes de sumarizar a abordagem do GTD, o VER sugere aos seus leitores um pequeno exercício de autoconhecimento, proposto pelo próprio Allen.

O que considera que a maioria dos trabalhadores da actualidade responderia se lhes perguntasse: “sente-se mais produtivo agora comparativamente ao que sentia há uns anos?”. Sem grandes margens para dúvidas, a resposta seria um redondo “NÃO”. Na verdade, e à medida que as tecnologias e os processos no local de trabalho sofrem enormes progressos, muitos profissionais sentem que a sua produtividade está em níveis assustadoramente baixos.

Apesar de parecer um paradoxo, todas as ferramentas que temos ao nosso dispor estão a minar a nossa capacidade de deixar o trabalho feito. Com o número estonteante de opções a que temos acesso, o mais comum é que os trabalhadores se sintam paralisados pelas mesmas. E existe uma forma de sairmos deste ciclo? Para David Allen, a resposta é afirmativa mas, acrescenta, para se ser produtivo neste novo mundo do trabalho, é necessário criar uma estrutura para capturar, clarificar e organizar todas as forças que nos atacam e aprisionam, a par de assegurarmos tempo e espaço para pensar, reflectir e tomar decisões.

© DR

Sempre ligados… e distraídos
Para o especialista em produtividade, o principal problema dos profissionais que não conseguem ser tão produtivos quanto gostariam reside no facto de continuarem a utilizar os seus mundos mentais internos e subjectivos para tentar lidar com toda a panóplia de informação e exigências a que estão sujeitos. O que acaba por resultar num pensamento confuso, distraído e desorganizado e dá azo a preocupantes níveis de stress, frustração e destruição da autoconfiança. A título de exemplo, e como a tomada de decisão relativamente à hierarquização de prioridades constitui uma das principais tarefas do quotidiano, Allen compara-a a um músculo: “se metade do seu dia foi dedicado a tomar um sem número de decisões, a verdade é que a força de vontade para enfrentar a outra metade diminui”, afirma, em entrevista à The Atlantic.

O que conduz a um estado permanente que o especialista denomina de “Estado de Ansiedade Corrosiva” e que, em termos gerais, significa que passamos a vida com a sensação de que existe algo mais importante que temos a fazer e que não é a tarefa à qual estamos dedicados num momento preciso. Apesar de não nos lembrarmos desse “algo mais importante”, consideramos, inconscientemente, que a sua importância é superior ao que estamos a fazer e o resultado é que acabamos por não estar “presentes” em qualquer que seja a tarefa que estamos a desempenhar. A sensação de estarmos no trabalho preocupados com o que temos de fazer em casa e vice-versa é bastante comum a todos nós, sendo que não se está física ou psicologicamente presente em nenhum dos locais, o que aumenta o factor de stress e, consequentemente, diminui a produtividade.

Allen lista, num artigo por si assinado no The New York Times, os comentários que habitualmente recebe dos seus clientes: “Sinto-me esmagado e com todas as mudanças que por aqui se estão a dar, tudo piora. Não existem horas suficientes no meu dia para fazer o meu trabalho”; “tenho novas responsabilidades que exigem criatividade e pensamento estratégico, mas não consigo lá chegar”; “são tantas as reuniões que tenho agendadas, que não consigo realizar trabalho “real”; “devido às urgências diárias e constantes, tenho demasiados emails para responder e os atrasos continuam a aumentar”; “sinto que não estou a dar a importância devida ao que é mais importante” e, o que todos pensam, apesar de não o conseguirem admitir é o facto de “não consigo continuar assim”. Certo?

Como afirma David Allen, qualquer um de nós poderia argumentar que este tipo de queixas são tão velhas quanto o próprio trabalho e que, independentemente de quão produtivos somos, existirão sempre razões para resmungar. Mas uma análise mais cuidadosa a estes lamentos revela que todas elas estão relacionadas com um sentimento de performance insuficiente. Ou seja, a mensagem principal é “não me sinto bem relativamente ao que não consigo fazer”.

Para melhor compreendermos as realidades do acelerado mundo do trabalho em que vivemos, ajuda relembrar até quão longe chegámos. Imagine o que seria se não tivesse, no seu computador, uma folha de cálculo e quanto tempo demoraria a realizar complexas operações que actualmente levam um ou dois minutos a fazer? Ou, há 50 anos, quantas horas gastaria a visitar bibliotecas, a carregar com inúmeros e pesados volumes de livros, só para encontrar aquela informação que hoje o Google descobre por si em 2 segundos? Ou se não tivesse email ou acesso a videoconferências, quanto tempo e dinheiro despenderia em viagens para reuniões para discutir temas, tomar decisões ou produzir resultados que agora são alcançados em pouco tempo e com pessoas espalhadas em todo o planeta?

Todavia, e para o guru em causa, os ganhos de produtividade não podem ser limitados aos progressos na tecnologia e nos transportes. Ao longo do tempo, uma melhor compreensão dos processos de negócios permitiu às empresas fazer mais com menos esforços e menos recursos, e com um maior enfoque na qualidade, criatividade e inovação. Por outro lado, o apoio à satisfação da força de trabalho continua a disseminar-se, mediante várias formas que passam pela flexibilização dos horários, por espaços de trabalho mais confortáveis e por um conjunto de programas de desenvolvimento pessoais e profissionais.

Mas então e se assim é, por que motivo continuamos a não colher os benefícios da produtividade enquanto indivíduos? O problema, sublinha Allen, é que uma melhor produtividade numa organização pode não se traduzir num aumento da produtividade do trabalhador individual. Apesar de uma pessoa ser capaz de produzir os resultados outrora alcançados por três, não recebe três vezes mais. E esse é o principal motivo devido ao qual as empresas utilizam, cada vez mais, novas tecnologias e outros progressos similares: menos pessoas são agora necessárias para se chegar aos mesmos resultados. Todavia, para s trabalhadores que continuam a fazer parte das fileiras do emprego, as responsabilidades aumentam. E a verdade é que não se sentem confortáveis com a ideia que as empresas para as quais trabalham são mais eficientes do que outrora, porque todos os seus concorrentes têm as mesmas ferramentas e estão a utilizá-las para obter qualquer tipo de vantagem possível. Ou seja, esta pode ser a receita perfeita para a frustração, na medida em que os empregados se sentem esmagados pelos enormes progressos visíveis nas suas próprias empresas, para além de que os problemas e as logísticas inerentes às suas vidas pessoais acrescentam a estas novas camadas de complexidade.

Também no que respeita a sermos obrigados a lidar com excesso de informação – um problema que tem sido alvo de muitos livros e teorias – Allen não considera que seja essa a questão que verdadeiramente importa. O consultor elege até o local que mais rico é em informação como o mesmo em que maior relaxamento conseguimos alcançar: a natureza. “Tem horizontes muito mais variados, mais detalhes e quantidades de inputs muito distintos”, diz. Mas acrescenta: “se realmente quer enlouquecer nos dias que correm, livre-se de toda a informação: chama-se a isto “privação sensorial”. E, seguindo com a mesma metáfora, o especialista explica que a natureza, apesar de rica em informação, as coisas que nela existem raramente implicam um grande significado, com excepção para ursos e cobras, tempestades com relâmpagos ou plantas venenosas. Ou, como explica melhor, existem poucas coisas na natureza que nos obrigam a alterar o nosso comportamento ou a tomar uma decisão. “O problema com o email reside no facto de este não ser constituído apenas por informação, mas sim porque obriga a uma acção potencial”, sublinha. E, adicionalmente, o email possui uma característica muito análoga à de um comportamento compulsivo.

Assim, e de volta a todos os obstáculos que contribuem para este sentimento de sobrecarga constante, como é possível encontrar o caminho mais certo para alcançarmos um estado de produtividade satisfatório, aquele sentimento que nos diz que estamos a fazer exactamente o que é suposto, controlando a concentração e a sensação de relaxamento necessária para tal? A resposta do guru e a que é subjacente aos seus livros, seminários e à sua extremamente bem-sucedida empresa reside na necessidade de encontrarmos um sistema que crie espaço para pensar, reflectir, rever, integrar e ligar todos os pontos. E como se encontra esse “espaço-maravilha”? Através da integração de todo o caos que paira no local de trabalho, da concentração contínua no que é mais importante e tendo em conta que esta importância está relacionada com os nossos objectivos, orientações, valores e resultados desejáveis. E é por isso que David Allen criou o “plano dos cinco passos” para a eficiência.

© DR

Saber dizer “agora não” ao que é menos importante
Saber recalibrar constantemente os nossos recursos para gerar os melhores resultados não advém de nenhuma capacidade inata. Ou seja, não nascemos com este dom e, como quase tudo na vida, é preciso aprender e treinar, pois os resultados não surgem milagrosamente.

Para o guru da produtividade e independentemente da dimensão da tarefa, o cérebro humano tem de passar por um processo, o qual é por ele apelidado de “Modelo de Planeamento Natural” e que é composto por cinco fases. E é esta sequência de cinco eventos que devemos prosseguir para optimizar a concentração e os recursos adequados.

Passo 1: Definição de propósitos e princípios
Esta é a fase em que devemos perguntar “porquê”? A resposta a esta pergunta define o resultado bem-sucedido, estabelece os limites necessários e aumenta o enfoque e a motivação no sentido da realização. É preciso saber onde quer chegar antes de traçar a rota.
Coloque tudo o que precisa da sua atenção, seja no trabalho, seja na vida privada, por escrito. Pode ser o orçamento que tem para o departamento que dirige, uma reunião com um novo superior hierárquico, umas férias “atrasadas” ou simplesmente a compra de pneus novos que necessita ou um frasco de maionese. Para um profissional comum, poderá ser necessário entre uma a seis horas para “limpar o sótão” da sua cabeça. E pode ser um exercício assustador, mas que conduz, invariavelmente, a um maior enfoque e controlo.

Passo 2: Visualizar os resultados
De acordo com Allen, se não conseguir visualizar o resultado final, terá problemas em descobrir o que tem de fazer para o alcançar. O especialista sugere ir mais além do que a mera realização e ousar imaginar um “sucesso completamente estrondoso”.
Clarifique o que cada um dos itens [da sua lista previamente escrita] significa para si. Decida que resultados pretende atingir e quais as acções necessárias para os alcançar. Se se limitar a fazer uma listagem e parar por aí, sem colocar as tarefas no seu devido contexto, sentir-se-á aprisionado por um sentimento compulsivo de elaboração de listas de tarefas, o que significa que a pressão que sente não será de todo aliviada. Qual a acção seguinte que deve executar no que respeita ao orçamento do seu departamento? O próximo passo para marcar as férias? Ao aplicar este simples, mas rigoroso modelo, sentar-se-á no lugar do condutor; de outra forma, as suas listas farão de si um refém prisioneiro. E não se esqueça igualmente que muito progresso pode ser atingido, em conjunto com quantidades significativas de stress aliviado, se optar pela regra mágica dos dois minutos: a qual reza que qualquer acção que pode ser completada em dois minutos deverá ser feita de imediato.

Passo 3: Brainstorming
Um processo de brainstorming individual gera, de acordo com Allen, as ideias necessárias para levar um projecto até à sua finalização. O consultor recomenda retirar as ideias da cabeça e colocá-las no papel. A escrita serve para limpar a mente, conferindo-lhe espaço para que outras ideias possam surgir. E a escrita também mantém o enfoque no projecto em causa.
Assim, organize lembretes das suas listas de “a fazer” – para os emails que precisa de enviar, os telefonemas que precisa de fazer, as reuniões que tem de preparar, as tarefas caseiras que necessita de completar. “Arrume” o inventário de todos os seus projectos num local conveniente.

Passo 4: Organizar
Agora que as suas ideias já foram deslocalizadas da cabeça para o papel, comece a movimentá-las. Descubra quais são as peças mais importantes e divida-as em componentes, sequências e prioridades.
Reveja e reflicta regularmente sobre todo o inventário de compromissos e interesses, actualizando-o. À medida que as suas necessidades se alteram, o que é que tem de saltar para o topo das prioridades e o que é que pode ficar mais para trás? Tome estas decisões tendo em conta os seus princípios, objectivos e responsabilidades gerais. Agende uma revisão operacional semanal de duas horas, dando espaço a si mesmo para fazer uma limpeza, acompanhar e efectuar uma supervisão reflexiva do seu ambiente, para todos os objectivos profissionais e pessoais, compromissos e actividades.

Passo 5: Identificar as próximas acções
Como é óbvio, nenhum planeamento GTD estaria completo sem a identificação das Próximas Acções.
Mas, para tal, é necessário “instalar” adequadamente toda a sua atenção e recursos nesta sequência.

Sumarizadas as cinco fases, será que a nossa produtividade depende realmente deste conjunto básico de comportamentos e processos mentais? Assim parece. Toda a gente tentalevar a cabo este sistema, mas pela metade. O problema é que são poucos os que já identificaram o processo ou o aplicaram adequadamente.
Como assegura o consultor optimista, “nunca conheci ninguém que tenha executado estas práticas, com um grau significativo de compromisso e aplicação, e não tenha melhorado consideravelmente em termos de enfoque, controlo e resultados”. E a tecnologia, os objectivos organizacionais, as peculiaridades e turbulências das realidades externas são, a ser ver, perfeitamente geríveis e não somente ideais de produtividade.

“Descobri que a maioria dos profissionais tomam as suas acções com base em qualquer que seja a última e mais gritante novidade no universo, em oposição a uma escolha inteligente e consciente que deriva do modelo descrito”. E é esta “arena do dia-a-dia, do minuto-a-minuto, da reacção versus “pró-acção” que separa uma pessoa não produtiva de uma verdadeiramente produtiva”. Palavra de guru.

A ciência do método GTD

© DR Para os que não acreditam em livros ou planos de auto-ajuda, talvez fosse bom informar que o “Getting Things Done” de David Allen foi objecto de estudo científico na Universidade de Bruxelas. Sob o tema “Getting Things Done: The Science behind Stress-Free Productivity”, este paper analisa o método GTD para a melhoria da produtividade pessoal e para a redução do stress causado pelo excesso de informação. O paper foca também os mais recentes avanços na psicologia e na ciência cognitiva, como forma de apoio e extensão às recomendações dadas pelo método GTD. Em primeiro lugar, o GTD é sumarizado em forma de gráfico. De seguida, são revistas as teorias que apoiam os sistemas cognitivos responsáveis por situar, incorporar e distribuir o processamento de informação e os planos de acção da vida real no cérebro. A conclusão é a de que o cérebro confia fortemente no ambiente para funcionar como uma memória externa e como um “gatilho” para despoletar as acções necessárias. De seguida, os autores do paper demonstram de que forma estes princípios estão praticamente implementados no GTD, com o seu enfoque na organização de tarefas transformadas em “memórias externas” accionáveis. Ler para crer?